【まとめ】オンサイトワークをアウトソーシングする時のTODO

あなたは上司から、エンドユーザーに対する「IT機器新規導入の訪問対応」を代行出来るアウトソーシング先を探すよう指示を受けました。

どうやって探すのか？
どうやって依頼するのか？

下記モデルケースを前提に、オンサイトワークをアウトソーシングする際のTODOを整理しましょう。

顧客（クライアント）であるB社、アウトソーシング先（ワーカー）であるC社、それぞれに対して行わなくてはならない事項を洗い出します。

顧客（クライアント）のB社に対して

導入作業前

• 自動点検センサーの売買契約
• 設置詳細の確認（設置目的、設置個数、設置場所など）
• 設置希望日の確認
• 設置機器の準備（仕入れ確認、在庫確認、キッティング、持参ないし郵送）
• 設置作業者の手配、エンドユーザーへ作業者情報の連絡

導入作業中、作業後

• 設置後の正常動作確認（C社からの報告を確認）し、報告
• 設置後のケア、ヒアリング（不具合はないか、期待通りの効果がでているか）
• トラブル対応窓口、対応者の手配（設置から一定期間経過後のトラブル）
• 設置作業時、想定外が発生した際のお詫び、切り戻し判断、別日作業日調整、延長判断、代替案提案

アウトソーシング先（ワーカー）C社に対して

導入作業前

• 業務委託契約、秘密保持契約
• 注文書、請書のやり取り
• 設置希望日に向けて人員が動けるか確認、作業者の予定確保
• 作業費の設定、経費条件の決定
• 作業手順書の作成、手順書内容の検証
• 手順書や関連資料の共有、作業内容に関する事前の質疑応答

導入作業中、作業後

• エスカレーション準備（担当者を決める、作業時間中は電話受けられるようにする、想定問答の準備）
• 作業日前日の認識確認、作業日当日の入館や退館確認
• 作業報告の確認、不足が有った場合の補完指示
• ワーカーからの請求対応、経費精算対応

またモデルケースでは依頼先はC社に選定済みでしたが、実際には「どこにアウトソーシングするか」の検討も必要です。

アウトソーシング先（ワーカー）の選定

• 依頼したい内容が代行できるか
• 訪問して欲しい場所に作業員を手配出来るか
• 作業費は予算内か

TODOを分解してみると、実際に作業をアウトソーシングするまでに準備してなくてはならないこと、留意しなくてはならないことが多数あることが分かります。
「だったら自分で対応したほうが早い」と思うのも当然です。
ただ、初めての依頼時に準備することで、2回目以降は初回と同じ、あるいは少々手を加えるだけで準備が完了する部分もあります。

2回、3回と依頼をすることで、自社で対応する場合に発生する様々なコストはどんどん削減されていきます。
「なんとか初回だけ頑張って準備しよう」、これがコスト削減の第一歩です。